«Внутренняя и внешняя оценка как инструмент повышения эффективности деятельности органов Федерального казначейства»

Деятельность органов Федерального казначейства состоит из внутренних и внешних процессов, образующих в совокупности целостную систему исполнения возложенных на органы Федерального казначейства государственных функций. В настоящее время качество функционирования органов Федерального казначейства определяется как на основании внешней оценки деятельности, т.е. оценки со стороны общества, клиентов, так и «изнутри» по результатам мониторинга показателей результативности деятельности.

Оценка результативности и эффективности деятельности органов Федерального казначейства гражданским обществом, клиентами, самим Федеральным казначейством имеет важное значение для принятия соответствующих управленческих решений, направленных на повышение качества государственных функций, эффективности использования бюджетных средств.

Система оценки результативности деятельности Управления Федерального казначейства по Алтайскому краю (далее – Управление) построена «вертикально» - от оценки результативности отдельного государственного служащего к оценке деятельности Управления в целом и включает в себя взаимосвязанные между собой звенья.

Первым звеном системы оценки результативности деятельности Управления является оценка результативности деятельности государственных гражданских служащих, замещающих должности в структурных подразделениях и территориальных отделах Управления.

В целях определения оценки результативности деятельности каждого сотрудника в Управлении разработан и внедрен Порядок определения и оценки результативности деятельности государственных служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы.

Порядок устанавливает показатели и критерии результативности профессиональной служебной деятельности федеральных государственных гражданских служащих Управления.

Оценка результативности деятельности каждого сотрудника Управления определяется ежемесячно.

Для определения результативности деятельности гражданских служащих в Управлении разработаны индивидуальные Таблицы оценки результативности с учетом технологических регламентов и закрепленных за сотрудниками в соответствии с должностными регламентами функциональных обязанностей.

Механизм определения оценки результативности деятельности гражданского служащего включает в себя следующие этапы:

- оценка достижения гражданским служащим показателя деятельности;

- общая оценка результативности деятельности гражданского служащего;

- формулировка вывода о результативности деятельности гражданского служащего (оценка результативности деятельности).

Общая оценка результативности деятельности сотрудника при выполнении всех функций и задач рассчитывается по формуле:

Ообщ = 100 - О1 - О2 - ... - Оn,

где Ообщ — общая оценка результативности деятельности сотрудника;

О1, О2, Оn — значения показатели результативности деятельности с оценкой «нет», в процентах;

n — количество показателей результативности.

В Порядке закреплены критерии результативности деятельности сотрудников. Деятельность гражданского служащего признается:

результативной, если Ообщ составляет от 80 до 100 %;

недостаточно результативной, если Ообщ составляет от 50 до 80 %;

нерезультативной, если Ообщ менее 50 %.

Следующим звеном в системе оценки результативности деятельности Управления является оценка результативности деятельности его структурных подразделений.

Оценка результативности деятельности структурных подразделений Управления определяется исходя из качества выполняемых ими функций и является итогом результативности деятельности сотрудников соответствующего отдела.

Оценка результативности деятельности отделов Управления регламентирована Порядком определения и оценки результативности деятельности Отделов Управления Федерального казначейства по Алтайскому краю, утвержденным приказом Управления от 31.08.2010 № 256 (в редакции приказа от 22.08.2012 № 400).

Для определения результативности деятельности отделов Управления разработаны Таблицы результативности деятельности отделов с учетом функций, закрепленных Положениями об отделах и сгруппированных по направлениям деятельности отделов.

Показатели деятельности отделов Управления рассчитываются с периодичностью один раз в квартал.

В целях объективной оценки результативности деятельности отделов Управления, расположенных на соответствующей территории (далее – территориальные отделы), разработана Типовая таблица результативности деятельности территориальных отделов. Это сделано во избежание присвоения показателям одинаковых функций различных значений санкций в процентном выражении.

Определение и оценка результативности деятельности Отдела осуществляется в три этапа:

на первом этапе начальником Отдела определяется индекс результативности выполнения каждой в отдельности задач, выполняемых Отделом, отраженных в Таблице;

на втором этапе начальником Отдела рассчитывается индекс результативности деятельности Отдела;

на третьем этапе руководителем Управления (заместителем руководителя Управления, координирующим деятельность Отдела) делается вывод о результативности работы Отдела (оценивается результативность деятельности).

На первом этапе определение индекса результативности исполнения каждой в отдельности задачи осуществляется по формуле:

Рi=10-i*Нi, где:

Рi – индекс результативности выполнения соответствующей задачи;

10 – максимальное значение оценки выполнения задачи;

Сi – санкции за нарушение или невыполнение задачи;

Нi – количество нарушений по соответствующей задаче (графа 5 Таблицы).

На втором этапе, средняя оценка исполнения всех задач определяется по формуле:

Р=Рi+Рi+Рi+ /i, где:

Р – индекс результативности деятельности Отдела;

Р i – индекс результативности выполнения соответствующей задачи;

i – количество задач.

На третьем этапе вывод о результативности деятельности Отдела делается путем сравнения индекса результативности деятельности Отдела с критерием результативности деятельности Отдела.

Деятельность Отдела признается «результативной», если индекс результативности деятельности составляет от 8 до 10 баллов и «не результативной», если индекс результативности деятельности ниже 8 баллов.

Ежеквартально Отделом внутреннего контроля и аудита Управления согласно Порядку готовится аналитическая записка об итогах деятельности отделов Управления за отчетный квартал и информация о показателях результативности отделов Управления размещается на Интернет-сайте Управления.

Последним звеном системы результативности является оценка результативности деятельности Управления в целом, которая складывается из ежеквартальных оценок результативности деятельности отделов Управления.

Формирование и расчет показателей оценки результативности деятельности Управления осуществляется в соответствии с приказом Федерального казначейства от 12.12.2011 № 596 «Об утверждении показателей оцени результативности деятельности управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации».

Деятельность Управления оценивается по 29 показателям, которые разделены по направлениям функциональной деятельности.

Критериями оценки результативности деятельности являются значения показателей – индексы результативности, позволяющие оценить результат деятельности соответствующего отдела Управления. Индексы результативности вычисляются путем вычитания значения санкции из максимально возможного значения показателя. Для расчета каждого из 29 показателей применяется индивидуальная форма и методика расчета.

Рассчитанные по каждому показателю индексы суммируются и делятся на количество показателей. Полученный общий индекс в интервале от 0 до 10 баллов определяет степень результативности деятельности Управления за соответствующий год.

На основании мониторинга показателей, ежегодно проводимого Отделом внутреннего контроля и аудита, общий индекс результативности деятельности Управления за 2012 год составил 9,947 баллов, что составляет 99% от максимального количества баллов (10 баллов). В 2011 году – 9,652 балла, что составляло 96% от максимального количества баллов. Итоговое значение индекса результативности деятельности Управления за 2012 год по сравнению с 2011 годом увеличилось на 0,295 балла.

Исходя из полученных результатов можно сделать вывод, что «пирамида» оценки результативности деятельности Управления является действенной и в целом позволяет совершенствовать возложенные на Управление функции и полномочия.

Безусловно, внутренняя оценка является важным инструментом в системе оценки результативности деятельности Управления, но для создания более целостной картины эффективности функционирования Управления необходима еще и внешняя оценка, т.е. оценка со стороны клиентов, общества, отдельных граждан.

Система внешней оценки в органах Федерального казначейства действует с 2011 года. В Управлении организация получения и обработки информации о внешней оценке деятельности, обеспечения размещения результатов анализа внешней оценки на Интернет-сайте Управления осуществляется Отделом внутреннего контроля и аудита Управления.

В основу внешней оценки органов Федерального казначейства положен приказ Федерального казначейства от 18.11.2011 № 548 «Об утверждении Порядка получения и обработки информации о внешней оценке деятельности центрального аппарата Федерального казначейства и территориальных органов Федерального казначейства» (далее – приказ от 18.11.2011 № 548).

В целях выполнения требований приказа от 18.11.2011 № 548 от 18.11.2011 № 548 в Управлении разработан Порядок получения и обработки информации о внешней оценке деятельности Управления Федерального казначейства по Алтайскому краю.

Порядок устанавливает процедуры получения, обработки и анализа информации о внешней оценке деятельности Управления, механизмы проведения внешней оценки и определяет методику оценки полученной информации.

Управлением используются следующие виды внешней оценки:

- проведение опросов;

- направление запросов;

- проведение анкетирования внешних респондентов в ходе рабочих встреч и совещаний, а также в целях оценки взаимодействия.

В целях получения информации о внешней оценке Управлением ежегодно направляются запросы органам исполнительной власти местного самоуправления.

В 2012 году Управлением было направлено в адрес глав администраций городов и районов Алтайского края 73 запроса. Ответы распределились следующим образом:

В 2013 году направлено 70 запросов, и полученные ответы распределились следующим образом:

В оценках деятельности Управления за 2012 год по сравнению с 2011 годом отсутствует оценка «скорее не удовлетворен», что является положительным показателем работы, проведенной Управлением в целях повышения эффективности взаимодействия.

По итогам анализа ответов, полученных на запросы, в адрес всех глав администрации городов и районов Алтайского края направлены письма, содержащие ответы по представленным предложениям и проблемам в работе.

Отдельным видом получения внешней оценки является проведение анкетирования. В результате проведения анкетирования появляется возможность оперативно собрать данные у большого количества респондентов.

Опыт применения такого вида получения внешней оценки как анкетирование показал, что качество получаемой информации напрямую зависит от качества анкеты. Поэтому необходимо изначально определиться с целями исследования и убедиться, что анкета позволит собрать именно те данные, которые необходимы для повышения эффективности работы.

Управлением в течение 2013 года проведено 7 анкетирований:

- в целях получения оценки эффективности взаимодействия территориальных отделов Управления с Отделами Управления;

- в целях получения оценки эффективности взаимодействия отделов Управления с территориальными отделами Управления;

- в целях получения оценки эффективности взаимодействия Управления с представителями федеральных казенных и бюджетных учреждений;

- в целях получения оценки эффективности взаимодействия Управления с клиентами краевого уровня;

- в целях получения оценки эффективности взаимодействии с сельскими поселениями;

- в целях получения оценки эффективности взаимодействия с администраторами доходов.

Анкеты содержали оценки эффективности по вопросам взаимодействия, а также комментарии к выставленным оценкам. Поступившие анкеты были обработаны, составлены рейтинги выставленных оценок и подготовлена информация о результатах проведенного Анкетирования, которая доведена до руководителя Управления, рассмотрена на заседаниях Контрольного Совета Управления и размещена на Интернет- сайте Управления.

Всего в анкетировании приняло участие 915 внешних респондентов и 79 сотрудников Управления.

По мере обработки анкет и получения результатов анкетирования в адрес всех внешних респондентов были направлены письма об итогах рассмотрения результатов анкетирования и выражена благодарность за участие в анкетировании.

В целом существующая в Управлении практика получения внешней оценки позволяет повысить эффективность взаимодействия Управления как с внешними респондентами различных уровней, так и внутри отделов Управления.

Открытость и доступность информации о работе органов Федерального казначейства дает возможность гражданам и организациям принимать участие в процессе оценки, осуществлять обратную связь, выражая свое мнение о деятельности системы органов Федерального казначейства.

Оценка результативности деятельности как внутренняя, так и внешняя позволяет правильно и своевременно решать проблемы по мере их возникновения и принимать действенные меры по совершенствованию функционирования органов Федерального казначейства.